Ein Teams-Meeting ist gerade zu Ende, und jemand braucht es schriftlich: ein Protokoll für alle, die nicht dabei waren, ein genaues Zitat für ein Ticket oder die Liste der Entscheidungen. Genau dafür gibt es die Teams-Transkription. Sie schreibt mit, wer wann was gesagt hat, und speichert das Transkript neben der Aufzeichnung. Damit das klappt, muss die Transkription allerdings während des Meetings laufen, und du brauchst die passenden Rechte zum Herunterladen.
Kurz gesagt: Starte die Transkription im Meeting über Weitere Aktionen > Transkribieren. Nach dem Meeting öffnest du den Besprechungschat, gehst auf Zusammenfassung > Transkript und lädst die Datei über den Pfeil neben dem Download-Symbol als .docx oder .vtt herunter. Gibt es kein Transkript, lädst du die Aufzeichnung herunter und transkribierst die Datei.
Teams-Transkription aktivieren: so startest du sie im Meeting
Die Transkription startest du in der Teams-Desktop-App, solange die Besprechung läuft:
- Wähle in der Besprechungsleiste Weitere Aktionen (die drei Punkte).
- Wähle Transkribieren.
- Prüfe die gesprochene Sprache der Besprechung und klicke auf Bestätigen.
Wenn du die Besprechung aufzeichnest, startet die Transkription automatisch mit. Organisator, Mitorganisatoren und Teilnehmende aus derselben Organisation können sie starten und stoppen; Gäste aus anderen Organisationen sehen das Live-Transkript, können es aber nicht steuern. In der mobilen App lässt sich die Transkription nicht starten, dort kannst du das Transkript nach dem Meeting ansehen.
Die Sprache ist wichtig: Teams erkennt Deutsch (Deutschland) und Deutsch (Schweiz), aber nur die Sprache, die für die Besprechung eingestellt ist. Sprechen alle Deutsch und Teams steht auf Englisch, wird das Transkript unbrauchbar. Ändern kannst du sie über Weitere Aktionen > Pfeil neben Transkribieren > Transkript anzeigen > Spracheinstellungen. Die Transkription muss dafür kurz aus sein.
Für Meetings, bei denen das Protokoll zählt (Jour fixe mit Entscheidungen, Kundentermine, Interviews), lohnt es sich, gleich zu Beginn aufzuzeichnen: So hast du Video und Transkript in einem Schritt.
Wo wird das Teams-Transkript gespeichert?
Nach dem Meeting findest du das Transkript an drei Stellen:
- Im Besprechungschat: Chat öffnen, die vergangene Besprechung wählen, dann Zusammenfassung > Transkript.
- Im Kalender: die Besprechung im Teams-Kalender öffnen und auf Zusammenfassung gehen.
- In OneDrive oder SharePoint: Die Datei liegt neben der Aufzeichnung, bei geplanten Besprechungen im OneDrive der organisierenden Person, bei Kanalbesprechungen auf der SharePoint-Seite des Kanals.
In der Zusammenfassung liest es sich am bequemsten: Jede Zeile zeigt, wer gesprochen hat und wann, und du kannst im Text suchen. Laut Microsofts Admin-Dokumentation zu Transkription und Untertiteln wird ein Transkript nur gespeichert, wenn die Transkription lief: Ist nur die Aufzeichnung an, liegt neben dem Video keine Transkriptdatei.
Teams-Transkript herunterladen (.docx oder .vtt)
- Chat öffnen und die vergangene Besprechung wählen.
- Zusammenfassung und dann Transkript wählen.
- Den Pfeil neben dem Download-Symbol öffnen.
- .docx für ein Word-Dokument oder .vtt für eine Untertiteldatei wählen.
Welches Format, hängt davon ab, was du vorhast. Die .docx-Datei teilst du, bearbeitest sie zum Protokoll oder gibst sie in eine KI-Zusammenfassung. Die .vtt-Datei behält die Zeitstempel im Untertitelformat, praktisch, wenn du die Aufzeichnung untertiteln oder den Text in ein Programm laden willst, das WebVTT liest.
Wer das Transkript sehen und herunterladen darf
Der häufigste Grund, warum jemand das Transkript lesen, aber nicht speichern kann, sind die Berechtigungen. Microsoft nennt im Support-Artikel zur Live-Transkription diese Standardwerte:
| Teilnehmende | Starten/stoppen | Live ansehen | Danach ansehen | Danach herunterladen |
|---|---|---|---|---|
| Organisator, Mitorganisatoren | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Gleiche Organisation | Ja | Ja | Ja | Nur mit Freigabe |
| Andere Organisation | Nein | Ja | Nein | Nein |
| Anonym | Nein | Nein | Nein | Nein |
Die organisierende Person kann Downloads für Teilnehmende in Stream freigeben oder dich vor dem nächsten Termin als Mitorganisator eintragen. Wer sich per Telefon einwählt, sieht das Transkript gar nicht; schick ihnen die heruntergeladene Datei.
Lizenz und Richtlinien: wenn „Transkribieren" fehlt
Die normale Transkription gehört zu Teams in Microsoft 365 für Unternehmen und Bildung, sie braucht keine Zusatzlizenz. Fehlt die Option oder wurde nichts gespeichert, liegt es meist an einem dieser Punkte:
- Die Besprechungsrichtlinie schaltet sie aus. Transkription ist eine Einstellung pro Organisator und pro Nutzer. Admins finden sie im Teams Admin Center unter Besprechungen > Besprechungsrichtlinien > Transkription oder per PowerShell mit
-AllowTranscription. Sowohl die organisierende Person als auch wer die Transkription startet, braucht sie aktiviert. - Copilot ist für das Meeting deaktiviert. Schaltet der Organisator Copilot aus, werden laut Microsoft auch Aufzeichnung und Transkription deaktiviert.
- Du bist Gast aus einer anderen Organisation. Dann siehst du nur das Live-Transkript.
- Die Datei ist abgelaufen. Aufzeichnungen und Transkripte haben eine Ablaufrichtlinie, die Admins festlegen.
Zusatzlizenzen brauchst du nur für Extras: Teams Premium für die übersetzte Live-Transkription und um beim Planen festzulegen, wer aufzeichnen und transkribieren darf, und eine Copilot-Lizenz für KI-Zusammenfassungen im Meeting. Admins können außerdem im Microsoft 365 Admin Center das Diagnosetool für Teams-Transkripte mit E-Mail-Adresse und Besprechungslink ausführen, um die Ursache zu finden.
Kein Transkript? Teams-Aufzeichnung transkribieren
Viele Meetings werden aufgezeichnet, ohne dass ein Transkript entsteht. Teams erzeugt es nachträglich nicht, aber die Aufzeichnung enthält jedes Wort, und ein Speech-to-Text-Dienst macht daraus Text:
- MP4 holen. Die organisierende Person öffnet den Ordner Aufzeichnungen in ihrem OneDrive (oder die SharePoint-Seite des Kanals) und lädt die Datei herunter. Teilnehmende aus derselben Organisation haben nur Leserechte und bitten sie, die Datei zu schicken.
- Hochladen. Lade die Datei in den Video-Transkribierer von sipsip. Du bekommst den vollständigen Text in Absätzen, mit Sprecherkennzeichnung (Speaker 1, Speaker 2), in über 30 Sprachen, Deutsch inklusive.
- Bei langen Aufnahmen nur den Ton nehmen. Eine einstündige Aufzeichnung hat schnell mehrere hundert MB. Mit Video in MP3 umwandeln extrahierst du die Tonspur direkt im Browser, ohne Upload, und lädst die kleinere Datei in den Audio-Transkribierer. Die Spracherkennung nutzt ohnehin nur den Ton, der Text bleibt derselbe.
Ohne Konto transkribierst du einmal am Tag kostenlos eine Datei bis 30 Minuten (gemeinsam für alle kostenlosen sipsip-Tools). Mit einem kostenlosen Konto, ohne Kreditkarte, verarbeitest du in Distill längere Aufnahmen und bekommst eine Zusammenfassung mit den wichtigsten Punkten dazu.
Vom Transkript zum Protokoll
Ein rohes Teams-Transkript ist lang: Begrüßungen, Zwischenrufe, Wiederholungen. Zwei Schritte machen es brauchbar:
- Zusammenfassen. Mit Copilot geht das direkt in Teams. Ohne Copilot gibst du den .docx-Text oder die Aufnahme in eine KI-Zusammenfassung und fragst nach Entscheidungen, Verantwortlichen und Terminen.
- Zeitstempel behalten. Wenn ein Punkt strittig ist, führt der Zeitstempel im Transkript direkt zur Stelle in der Aufzeichnung.
Wie ein sauberes Ergebnis aussieht, zeigt unsere Protokoll-Vorlage mit Beispielen für Ergebnis- und Verlaufsprotokolle.
Zusammengefasst: Transkription über Weitere Aktionen > Transkribieren starten, unter Zusammenfassung > Transkript lesen und als .docx oder .vtt herunterladen, und bei fehlendem Download-Recht den Organisator fragen. Wurde nur aufgezeichnet, reicht die Aufnahme: einfach bei sipsip hochladen und den vollständigen Text erhalten.
