Notulen maken kost vaak meer tijd dan de vergadering zelf, vooral als je geen vaste opzet hebt. Met een goed notulen voorbeeld en een template die je steeds hergebruikt, zet je in een kwartier een helder stuk neer met besluiten en acties. Hieronder vind je een template om direct te kopiëren, een ingevuld voorbeeld en de manier om met AI te notuleren vanuit een opname.
Wat hoort er in notulen?
Elke set notulen bestaat uit dezelfde vaste onderdelen:
| Onderdeel | Inhoud |
|---|---|
| Kop | Naam van het overleg, datum, begin- en eindtijd, locatie of link |
| Aanwezigheid | Aanwezigen, afwezig met kennisgeving, voorzitter, notulist |
| Opening en vaststelling | Opening, vaststelling agenda, goedkeuring vorige notulen |
| Per agendapunt | Kern van de bespreking, besluiten, afspraken |
| Rondvraag en sluiting | Korte punten, tijd van sluiting |
| Besluitenlijst | Alle besluiten op een rij, genummerd |
| Actielijst | Wat, wie, wanneer, status |
Bij een gewoon teamoverleg is een korte besluiten- en actielijst vaak genoeg. Bij een bestuursvergadering, ALV of medezeggenschapsraad schrijf je per agendapunt ook de hoofdlijnen van de discussie op, omdat later moet blijken hoe een besluit tot stand kwam.
Notulen template om te kopiëren
Kopieer deze notulen template naar Word, Google Docs, Notion of OneNote en vervang de tekst tussen vierkante haken.
NOTULEN [naam overleg]
Datum: [dd-mm-jjjj] Tijd: [begin] – [eind]
Locatie: [ruimte of link online vergadering]
Voorzitter: [naam] Notulist: [naam]
Aanwezig: [namen]
Afwezig met kennisgeving: [namen]
1. Opening en vaststelling agenda
[Opmerkingen of wijzigingen in de agenda]
2. Notulen vorige vergadering
[Vastgesteld / vastgesteld met wijzigingen: ...]
3. [Agendapunt]
Bespreking: [kern in 2–4 zinnen]
Besluit: [B-nummer + besluit]
Afspraak: [wie doet wat]
4. [Agendapunt]
Bespreking: [...]
Besluit: [...]
5. Rondvraag
[naam]: [vraag of mededeling]
6. Sluiting
De voorzitter sluit de vergadering om [tijd].
Volgende vergadering: [datum]
BESLUITENLIJST
B1 [besluit]
B2 [besluit]
ACTIELIJST
Nr | Actie | Wie | Wanneer | Status
A1 | [omschrijving] | [naam] | [datum] | open
A2 | [omschrijving] | [naam] | [datum] | open
Houd de nummering van besluiten (B1, B2) en acties (A1, A2) door over vergaderingen heen, dan kun je er later eenvoudig naar verwijzen.
Notulen voorbeeld: teamoverleg
Zo ziet de template er ingevuld uit voor een maandelijks teamoverleg:
NOTULEN teamoverleg marketing
Datum: 28-10-2026 Tijd: 10:00 – 10:50
Locatie: vergaderruimte 2 / Teams
Voorzitter: Sanne de Vries Notulist: Ruben Jansen
Aanwezig: Sanne, Ruben, Fatima, Joris, Lotte
Afwezig met kennisgeving: Mark
1. Opening en vaststelling agenda
Agenda vastgesteld; vakantieplanning toegevoegd aan rondvraag.
2. Notulen vorige vergadering
Vastgesteld zonder wijzigingen.
3. Budget Q4
Bespreking: Fatima licht toe dat de campagne in november
15% boven begroting uitkomt door hogere advertentiekosten.
Besluit B12: het extra budget wordt gedekt uit de post events.
Afspraak: Fatima past de begroting aan.
4. Nieuwe website
Bespreking: Joris toont het ontwerp. Het team wil de
prijzenpagina eenvoudiger.
Besluit B13: livegang op 1 december, mits de teksten
uiterlijk 20 november klaar zijn.
5. Rondvraag
Lotte: vakantieplanning december graag voor 15 november.
6. Sluiting
De voorzitter sluit de vergadering om 10:50.
Volgende vergadering: 25-11-2026
ACTIELIJST
A21 | Begroting Q4 aanpassen | Fatima | 04-11-2026 | open
A22 | Teksten prijzenpagina | Lotte | 20-11-2026 | open
A23 | Vakantieplanning aanleveren | allen | 15-11-2026 | open
Tips voor goede notulen
- Schrijf in de tegenwoordige tijd en derde persoon: "Joris toont het ontwerp", niet "ik vond het ontwerp mooi".
- Besluiten letterlijk vastleggen. Twijfel je, vraag de voorzitter dan tijdens de vergadering om het besluit samen te vatten.
- Elke actie heeft één eigenaar en een datum. "Iemand kijkt ernaar" is geen actie.
- Kort en zakelijk. Notulen zijn geen woordelijk verslag; de kern van de discussie is genoeg.
- Snel versturen. Binnen één à twee werkdagen, dan kunnen deelnemers nog corrigeren wat ze zich herinneren.
Notuleren met AI: van opname naar notulen
Met AI notuleren betekent dat je de vergadering opneemt en de notulen laat voorbereiden uit het transcript. Jij hoeft dan niet meer mee te typen en kunt gewoon deelnemen aan het gesprek.
- Vraag toestemming aan de deelnemers om de vergadering op te nemen en vertel waarvoor je de opname gebruikt.
- Neem op. Met Teams of Zoom, met Dictafoon op je telefoon of met een recorder midden op tafel.
- Laat het transcript maken. Upload de opname naar de audio-transcriber van sipsip. De taal wordt automatisch herkend, Nederlands wordt ondersteund en je krijgt sprekerlabels.
- Laat een samenvatting maken. Met een gratis account (zonder creditcard) zet je de opname in Distill en krijg je naast het transcript een samenvatting met de belangrijkste punten. Langere vergaderingen gaan ook.
- Giet het in de template. Neem besluiten en acties over in de besluitenlijst en actielijst hierboven en controleer namen, bedragen en data.
Zonder account kun je de transcriber één keer per dag gratis gebruiken voor opnames tot 30 minuten. Voor een volledige vergadering van een uur werkt een gratis account het prettigst.
Vergader je in Teams, dan kan Teams zelf ook een transcriptie maken. Hoe dat werkt en hoe je audio in Word laat uitschrijven, lees je in transcriberen in Word en Teams.
AI-notulen controleren: waar let je op?
Een AI-samenvatting is een sterke eerste versie, geen eindproduct. Loop deze punten na voordat je de notulen verstuurt:
- Besluiten: staat er precies wat er besloten is, inclusief voorwaarden ("mits", "uiterlijk")?
- Namen en rollen: zijn sprekers juist toegewezen?
- Getallen: bedragen, percentages en data kloppen met wat er gezegd is.
- Vertrouwelijke punten: haal informatie weg die niet in het verslag thuishoort, zoals personele zaken.
Zo combineer je het beste van beide: AI doet het typewerk, jij bewaakt de inhoud. Met dit notulen voorbeeld en de template heb je voor elk overleg dezelfde heldere opzet.
